Gestão operacional de facilities: como funciona?

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A gestão operacional de facilities é uma área fundamental para o bom funcionamento de empresas e organizações. Envolve a coordenação e o gerenciamento de diversos serviços e atividades relacionadas às instalações físicas de um local, como edifícios comerciais, escritórios, fábricas, hospitais, entre outros.  

Essa gestão visa garantir um ambiente seguro, confortável e eficiente para as pessoas que trabalham ou frequentam esses locais. 

Neste artigo, vamos explorar como funciona a gestão operacional de facilities, quais são suas principais responsabilidades e como ela pode contribuir para o sucesso de uma organização. 

O que é a gestão operacional de facilities? 

A gestão operacional de facilities refere-se à coordenação e ao gerenciamento das atividades relacionadas às instalações físicas de uma organização.  

Facilities, nesse contexto, englobam todos os elementos físicos e infraestrutura necessários para o funcionamento adequado de um local de trabalho, como edifícios, espaços de escritório, fábricas, hospitais, escolas, entre outros. 

Essa gestão tem como objetivo principal assegurar que as instalações atendam às necessidades operacionais da organização, proporcionando um ambiente seguro, eficiente e confortável para os colaboradores, clientes e visitantes.  

Ela envolve uma ampla gama de atividades e responsabilidades, desde o planejamento e o projeto de instalações até a manutenção, a segurança, a gestão de espaços, a sustentabilidade e a prestação de serviços. 

Como funciona a gestão operacional de facilities? 

Planejamento e projeto de instalações 

Um dos primeiros passos na gestão operacional de facilities é o planejamento e projeto das instalações. Isso envolve a análise das necessidades da empresa e a definição dos espaços necessários, como escritórios, salas de reunião, áreas de produção, entre outros. Além disso, é importante considerar aspectos como acessibilidade, segurança, eficiência energética e sustentabilidade. 

Gerenciamento de fornecedores e contratos 

A gestão operacional de facilities também está relacionada ao gerenciamento de fornecedores e contratos. Aqui está incluído a seleção e contratação de empresas terceirizadas para realizar serviços como limpeza, segurança, manutenção predial, paisagismo, entre outros.  

É fundamental estabelecer contratos claros, definindo responsabilidades, prazos e metas de desempenho, além de monitorar o cumprimento desses contratos. 

Manutenção e reparos 

Outra responsabilidade da gestão operacional de facilities é a manutenção e reparo das instalações. Isso envolve a criação de um plano de manutenção preventiva, que inclui inspeções regulares, limpeza, lubrificação e substituição de equipamentos desgastados.  

Além disso, é importante estar preparado para lidar com reparos emergenciais, como vazamentos, falhas elétricas ou problemas estruturais. 

Gestão de espaços e mobiliário 

A gestão operacional de facilities também abrange a gestão de espaços e mobiliário. Isso inclui a definição da disposição dos móveis nos ambientes de trabalho, de forma a otimizar a produtividade e o conforto dos colaboradores.  

Também é necessário realizar inventários periódicos do mobiliário e equipamentos, garantindo que estejam em bom estado e atendam às necessidades da empresa. 

Gestão de resíduos e sustentabilidade 

A preocupação com a sustentabilidade é cada vez mais importante nas organizações, e a gestão operacional de facilities desempenha um papel crucial nesse aspecto.  

Para isso, é feito a implementação de práticas de gestão de resíduos, como a coleta seletiva e o descarte adequado de materiais.  

É possível adotar medidas para reduzir o consumo de energia e água, promover a reciclagem e o uso de materiais sustentáveis nas instalações. 

Segurança e saúde ocupacional 

A segurança e a saúde ocupacional são aspectos essenciais da gestão operacional de facilities. Isso inclui a implementação de medidas de prevenção de acidentes, como a sinalização adequada, a manutenção de equipamentos de segurança e a realização de treinamentos para os colaboradores.  

Torna-se importante estar em conformidade com as normas regulamentadoras relacionadas à segurança e saúde no trabalho. 

Gestão de eventos e serviços adicionais 

Por fim, a gestão operacional de facilities pode ser responsável pela organização de eventos internos ou externos realizados nas instalações da empresa. Desde o planejamento logístico, como a reserva de espaços e a contratação de serviços de catering, até a coordenação das atividades durante o evento.  

Além disso, também é possível oferecer serviços adicionais aos colaboradores, como academia, refeitório, transporte, entre outros. 

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