Como deixar os processos mais transparentes podem reduzir os custos de sua operação?

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Processos burocráticos podem diminuir a qualidade dos serviços e gerar retrabalho, afetando a produtividade da empresa. Isso porque causam demora e por serem confusos acabam ocasionando erros e consequente retrabalho e diminuição da qualidade dos serviços. 

Outra repercussão negativa é a sobrecarga e desmotivação dos colaboradores. Assim, da perda de tempo, a atividade principal da empresa acaba sendo afetada. 

Mas é possível reduzir os custos de operações! Sabe como isso é possível?

Deixando os processos mais transparentes e claros. Para isso:

  • Inove nos processos.
  • Adote ferramentas de organização.
  • Crie cronogramas das atividades.
  • Utilize softwares.

Isso garantirá a otimização de processos, a realização mais eficaz dos serviços, com redução de falhas, entrega dentro do prazo e principalmente a redução de custos.

A transparência também está na melhor comunicação entre as pessoas da equipe e os setores envolvidos, o que proporciona mais controle sobre os processos e mais eficiência na realização de tarefas, estas que serão realizadas melhor e em menos tempo. 

Uma boa comunicação evita ruídos e desentendimentos, interligando os setores e melhorando o fluxo de informações e trabalho. Os colaboradores também sentem-se mais motivados ao participar de forma mais ativa.

A tecnologia também é outro suporte na otimização da gestão ao colaborar com o gestor na hora de conduzir seus processos internos e conduzir o pessoal.

Além de melhorar a comunicação com os colaboradores, os processos de manutenções ocorrem de forma mais orgânica e sem demandar grande quantidade de tempo.Outro benefício é monitorar os fluxos de trabalho, identificar gastos excessivos e possíveis gargalos. 

Também seja transparente com seus fornecedores, negocie valores e serviços e se necessário busque outras oportunidades. Da mesma forma que a revisão com as empresas terceirizadas também são necessárias. Avalie se ela cumpre o prometido, se importa com os funcionários, fornece a eles capacitações regularmente e acompanha as mudanças de mercado.

Com essas mudanças a qualidade do serviço e produtividade da sua empresa serão maiores, e o melhor de tudo? Gastando menos tempo, menos recursos desnecessários e evitando corretivas.

Redução de custos em Facilities: Quais são os pontos essenciais que não podem ficar de fora?

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Um dos desafios enfrentados pela maioria dos gestores organizacionais é a otimização de recursos e a busca por maior eficiência econômica. Mas saiba que isso é possível!

E a resposta está na terceirização dos serviços. Esta medida é cada vez mais adotada por empresas, inclusive em pequenas e médias. Nada de perder tempo com serviços que não são a especialidade fim das organizações, que voltam suas ações e atenção na sua atividade principal (serviço ou produto oferecidos)

As Facilities propiciam as estruturas tanto físicas como de bem-estar adequadas para que os funcionários possam realizar um bom trabalho. Estes fatores resultam no aumento de produtividade e consequente lucro.

Além da terceirização no ambiente físico existem práticas que podem auxiliar na redução de gastos.

  • Economia de energia elétrica a partir de melhores práticas e conscientização colaboradores,
  • Controle da iluminação noturna, deixando acessa apenas as que estão localizadas em pontos estratégicos como entradas, saídas e as que necessitam de maior segurança.
  • Instalação de automatizadores de iluminação e sensores de movimento
  • Redução do desperdício de água com a instalação de torneiras com sensores ou as acionadas por pressão.
  • Implantação de sistemas de ventilação no lugar do uso frequente de aparelhos de ar-condicionado.
  • Substituição do sistema de refrigeração à água por uma torre de resfriamento.
  • Revise o contrato de aluguel e avalie a possibilidade diminuir o valor ou mudar de local
  • Use a tecnologia a  seu favor, otimizando processos, atividades e inclusive como forma de controle dos gastos e desperdícios.

Aliado a mudanças estruturais é necessário a colaboração e conscientização dos colaboradores para que as economias realmente ocorram. Desta forma invista na comunicação da equipe, podendo estabelecer metas.

A otimização do espaço de trabalho além de integrar a equipe também contribui para reduzir custos, porque quanto mais ambientes, mais energia será gasta e a demanda de limpeza também será maior.

Outro ponto que não pode ficar de fora é a escolha de uma empresa confiável, que preze pela qualidade e profissionalismo. 

O que é um Facility Manager e o que pode trazer benefícios para sua empresa?

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O Facility Manager é o suporte para o funcionamento das organizações e traz muitos benefícios para sua empresa, sendo o principal a redução de custos. Uma das formas é a partir da terceirização dos serviços.

Antes de aprofundar sobre o assunto, você sabe o que é um Facility?

Facilities são os serviços de infraestrutura que dão suporte ao funcionamento de uma empresa, os conhecidos serviços gerais, que incluem a limpeza, segurança e manutenção.

Esses serviços são geralmente terceirizados justamente como forma de redução de custos organizacionais. Isso porque a empresa de facilities é responsável pelos profissionais que trabalharão na sua empresa. 

Desta forma, você não precisará se preocupar com treinamento e recrutamento de pessoal, além de evitar os desperdícios causados por funcionários não especializados ou ainda em fase de aprendizagem .

Os principais benefícios são:

  • Maior produtividade
  • Impacto nas pessoas
  • Atenuação de riscos
  • Criação de identidade
  • Redução de custos
  • Aumento de qualidade

Além destes, o Facility Manager também pode contribuir com sua empresa em outros aspectos, como:

  • A redução de conflitos entre as pessoas
  • Serviços mais integrados e melhor coordenados
  • Maior eficiência e qualidade
  • Processos mais flexíveis e adaptáveis
  • Transparência 
  • Informações mais transparentes
  • Melhor organização das responsabilidades

Outro aspecto importante é está na melhor comunicação, que se torna mais clara, facilitando o desempenho dos serviços e diminuindo custos. Tudo isso repercute na melhor imagem organizacional e consequentemente na reputação da empresa.

O que é um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e o Certificado ISO 9001

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O sonho de qualquer empresa é conseguir facilmente identificar e corrigir seus procedimentos ineficientes. 

A solução para isso é a aplicação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), instrumento de ajuda para o trabalho de gestores. Com o Sistema de Gestão da Qualidade (conhecido pela sigla SGQ), as empresas conseguem ter uma visão mais clara sobre os processos internos, encontrando os problemas mais facilmente. Podendo assim emitir o certificado ISO 9001, seja para os serviços de manutenção, produção de produtos ou demais atuações.

A ISO 9001 é uma certificação que designa as normas técnicas estabelecidas como modelo de qualidade para organizações de maneira geral, seja de qualquer tipo ou dimensão, permitindo o crescimento do negócio ao mesmo tempo que mantém a qualidade. Por esta razão é a mais conhecida e adotada pela maioria das pessoas, em especial as de sucesso. 

A grande vantagem do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e o Certificado ISSO 9001 é identificar riscos e acompanhar de forma mais clara todos os processos.

Certificação

A ABNT (Associação Brasileiro de Normas Técnicas) é a responsável por esta certificação, definindo normas e regulamentos que devem ser seguidos. Para isso é necessário que a empresa passe por uma auditoria realizada por  instituições certificadoras reconhecidas pelo IAF (International Accreditation Forum). No Brasil, o Inmetro (Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial) é o responsável por esse processo. 

Benefícios

No final das contas o objetivo é aumentar a satisfação dos clientes e possuir um diferencial de mercado, pois garante a reputação de credibilidade a empresa que conseguiu esta certificação. Além disso possui vários outros benefícios como:

  • Melhor relacionamento com clientes e fornecedores
  • Desenvolvimento dos colaboradores
  • Aumento da qualidade geral dos serviços e produtos oferecidos
  • Maior competitividade no mercado
  • Otimização de processos
  • Redução de custos
  • Mais agilidade na produção e demais processos
  • Soluções inteligentes
  • Padronização de rotinas de trabalho

Tudo isso garante redução de custos, maior produtividade e consequente retorno financeiro. Sem contar que existem empresas que só compram de fornecedores que possuem o ISO 9001. A imagem de uma empresa com essa certificação gera muitas oportunidades de mercado devido ao aumento da confiabilidade.

O que é o Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos (PGRS)?

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Para todos os resíduos sólidos gerados por uma empresa existe uma destinação correta, visando a saúde das pessoas e a preservação do meio ambiente.

Para isso existe o Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos (PGRS), já ouviu falar?

É um documento técnico de controle e padronização das ações e procedimentos sobre a destinação dos lixos industriais, além de tipificar e quantificar os resíduos sólidos gerados por uma empresa, indicando as práticas corretas para de manejo, acondicionamento, transporte, reciclagem e demais ações até a sua destinação final.

Os Planos de Gerenciamento de Resíduos Sólidos devem ser realizados por responsáveis técnicos habilitados, para que atendam ao Plano Municipal de Gestão Integrada de Resíduos Sólidos de cada município. Entre os tópicos que devem estar contidos no documento está:

  • Informações sobre a atividade da empresa
  • Identificação dos resíduos gerados, bem como o volume dos mesmos
  • Apontamento dos responsáveis pelas etapas
  • Os procedimentos operacionais no gerenciamento dos resíduos sólidos
  • Apontamento de ações preventivas de acidentes ou procedimentos incorretos
  • Objetivos para a diminuição dos resíduos

Além de contribuir com o meio ambiente e zelar pela segurança, o Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos pode melhorar a visibilidade de sua empresa ao mostrar que você se importa com seus funcionários e o meio ambiente.

Penalidades

Mais que um diferencial que proporciona credibilidade a sua empresa, a elaboração do PGRS é uma obrigação dos geradores de resíduos. Esta medida é determinada pela Política Nacional de Resíduos Sólidos.

As empresas obrigadas a terem um PGRS podem sofrer penalidade se não cumprirem a determinação, com o pagamento de multas, perda da licença de operação e até mesmo 3 anos de reclusão para os responsáveis da empresa.

Obrigatoriedade

São obrigados a elaborar um Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos (PGRS) os seguintes segmentos empresariais: 

  • geradores de resíduos dos serviços públicos de saneamento básico (água e esgoto)
  • geradores de resíduos industriais (de qualquer área)
  • geradores de resíduos de serviços de saúde
  • geradores de resíduos da construção civil
  • geradores de resíduos perigosos
  • geradores de resíduos de serviços de transporte
  • geradores de resíduos das atividades agropecuárias e silviculturais.

Mapeamento de custos em Facilities: Reduzir custos não significa perder a qualidade

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É possível reduzir os custos e manter a qualidade do seu produto ou serviço. Pode até ser difícil de acreditar, mas é verdade. 

Para isso é necessário uma boa gestão de serviços, que inclui o mapeamento de custos. Mas este processo só será realmente eficiente se o cliente não tiver a percepção sobre sua empresa afetada e a qualidade dos serviços também for mantida. Quer saber como?

Terceirização

Uma ótima forma de reduzir custos é terceirizar os serviços que não são as atividades-fim da sua empresa, mas que são necessárias para que ela funcione adequadamente. Com isso, a empresa não precisará se preocupar em contratar e treinar pessoas, nem verificar se estão cumprindo os protocolos de saúde e segurança exigidos, por exemplo. Tudo isso é responsabilidade da contratada, por isso selecione uma de confiança.

Identifique gastos desnecessários

Analise os custos de sua empresa e reveja em quais áreas é possível economizar e busque diminuir os possíveis, como água e energia elétrica. Outro gasto comum nas empresas e que pode ser diminuído é o desperdícios de insumos e materiais. Mas isso só será possível com uma boa comunicação e conscientização dos colaboradores, por eles que estão no dia a dia da empresa.

Economize tempo

A frase “tempo é dinheiro” se enquadra muito bem neste caso. Uma saída é organizar as atividades e diminuir a burocracia para que trabalhos não precisam ser refeitos.

Os softwares também podem ser úteis ao propiciar maior controle e otimização de processos, fornecendo mais tempo para que os funcionários realizem outras atividades. A tecnologia também pode ajudar a descobrir gastos possíveis a serem reduzidos.

A demissão de colaboradores também deve ser evitada, pois quando isso ocorre a empresa é obrigada a pagar os direitos trabalhistas ao funcionário. Além disso precisará reorganização dos colaboradores para cobrir o que está em falta, até uma nova contratação. Esta por sua vez exige o processo de recrutamento e capacitação, que com certeza gerará gastos de tempo, dinheiro e recursos empresariais.

Medidas estratégicas

Foque em uma gestão de qualidade, que conheça sua empresa e saiba identificar riscos e oportunidades, bem como onde é possível otimizar processos e recursos. Assim será possível manter a qualidade e reduzir custos! 

Agora já sabe como pode alcançar melhores resultados em sua empresa. Você encontra mais conteúdos como este no nosso blog.