Facilities são os serviços de infraestrutura que dão suporte ao funcionamento de uma empresa, os conhecidos serviços gerais, que incluem a limpeza, segurança e manutenção. O objetivo é facilitar os processos cotidianos que não estão ligados diretamente a sua finalidade, garantindo a qualidade de vida dos funcionários e o melhor funcionamento dos ambientes organizacionais.

Por estarem ligadas diretamente ao funcionamento das organizações é importante uma boa administração dos processos de manutenção das Facilities. A produtividade é um dos fatores positivos dessa prática, mas é importante aplicá-la devidamente para obter os resultados pretendidos.

Para isso, existem formas de otimizar a administração da manutenção de Facilities, quer saber como?

• Conheça  os processos internos: O primeiro passo é conhecer o funcionamento da organização. Só assim o gestor conseguirá identificar as peças-chave de produção, quais equipamentos precisam de reparos preventivos, a periodicidade, entre outras atividades que precisam ser realizadas de forma a contribuir com os processos empresariais internos.

• Realize análises: Após conhecer os modos operacionais e funcionais, o gestor terá informações suficientes para realizar as análises necessárias e possíveis ajustes no que pode vir a ser um problema. Para isso deverá verificar constantemente os dados gerados, identificando desalinhamentos ou ainda os aspectos que podem ser melhorados.

• Baseie-se em dados: Fazer suposições não é uma maneira segura de gerenciamento das Facilities, por isso é importante que as decisões sejam tomadas com base em informações objetivas. Assim, o gestor conseguirá mais facilmente chegar ao cerne da questão e alcançar a meta pretendida, evitando futuros problemas. A criação de um banco de dados pode ser útil neste processo.

Se está imaginando que algo é complicado, vai mais uma forma que pode te ajudar: 

• Adote uma solução de gerenciamento: Existem softwares específicos (CMMS ou EAM) para facilitar os gestores nos processo de manutenção e otimização de procedimentos. Alguns dos benefícios são o controle de cronogramas, verificação dos insumos necessários à realização das operações, identificação de profissionais envolvidos, realização de checklists e momentos estratégicos para a execução das manutenções.