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Redução de custos em Facilities: Quais são os pontos essenciais que não podem ficar de fora?

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Um dos desafios enfrentados pela maioria dos gestores organizacionais é a otimização de recursos e a busca por maior eficiência econômica. Mas saiba que isso é possível!

E a resposta está na terceirização dos serviços. Esta medida é cada vez mais adotada por empresas, inclusive em pequenas e médias. Nada de perder tempo com serviços que não são a especialidade fim das organizações, que voltam suas ações e atenção na sua atividade principal (serviço ou produto oferecidos)

As Facilities propiciam as estruturas tanto físicas como de bem-estar adequadas para que os funcionários possam realizar um bom trabalho. Estes fatores resultam no aumento de produtividade e consequente lucro.

Além da terceirização no ambiente físico existem práticas que podem auxiliar na redução de gastos.

  • Economia de energia elétrica a partir de melhores práticas e conscientização colaboradores,
  • Controle da iluminação noturna, deixando acessa apenas as que estão localizadas em pontos estratégicos como entradas, saídas e as que necessitam de maior segurança.
  • Instalação de automatizadores de iluminação e sensores de movimento
  • Redução do desperdício de água com a instalação de torneiras com sensores ou as acionadas por pressão.
  • Implantação de sistemas de ventilação no lugar do uso frequente de aparelhos de ar-condicionado.
  • Substituição do sistema de refrigeração à água por uma torre de resfriamento.
  • Revise o contrato de aluguel e avalie a possibilidade diminuir o valor ou mudar de local
  • Use a tecnologia a  seu favor, otimizando processos, atividades e inclusive como forma de controle dos gastos e desperdícios.

Aliado a mudanças estruturais é necessário a colaboração e conscientização dos colaboradores para que as economias realmente ocorram. Desta forma invista na comunicação da equipe, podendo estabelecer metas.

A otimização do espaço de trabalho além de integrar a equipe também contribui para reduzir custos, porque quanto mais ambientes, mais energia será gasta e a demanda de limpeza também será maior.

Outro ponto que não pode ficar de fora é a escolha de uma empresa confiável, que preze pela qualidade e profissionalismo. 

Facilities Hospitalar: Como definir um contrato seguro junto a empresa contratada?

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As instituições de saúde podem optar pela terceirização de sua gestão de Facilities, garantindo a qualidade dos serviços e da infraestrutura com o apoio de uma equipe especializada. Nestes casos é essencial a definição de um contrato seguro com a empresa contratada.

Mas você sabe o que são Facilities?

Facilities são os serviços de infraestrutura que dão suporte ao funcionamento de uma empresa, os conhecidos serviços gerais, que incluem a limpeza, segurança e manutenção. O objetivo é facilitar os processos cotidianos que não estão ligados diretamente a sua finalidade, garantindo a qualidade de vida dos funcionários e o melhor funcionamento dos ambientes organizacionais.

Em hospitais os Facilities têm importância ainda maior ao garantir também a segurança e saúde dos pacientes. Por isso as instituições de saúde adotam a prática de terceirizar os serviços de Facilities, podendo assim contar com pessoas especializadas na realização dos serviços.

Neste artigo preparamos algumas dicas na hora de contratar uma empresa de Facilities hospitalares. Confira como definir um contrato de forma segura!

Contrato com a empresa de Facilities

A comunicação e relação entre as partes devem ser harmoniosas para que a contratada entenda as necessidades da instituição de saúde. Por isso é importante o estabelecimento de um um contrato claro e definido para ambas as partes, contendo as informações e descrições sobre o processo operacional, os serviços e como eles serão realizados.

Este contrato também é conhecido como SLA (service level agreement) que significa “acordo de nível de serviço”, a garantia dos serviços prestados que determina também as metas operacionais e as responsabilidades de ambas as partes.

A SLA é importante para que ambas as partes:

  • Entendam suas responsabilidades 
  • Compartilhem a mesma visão de sucesso
  • Desempenhem corretamente os serviços prestados.

Tão importante quanto contratar uma Facilitie é avaliar se os trabalhos estão sendo realizados e se os serviços estão de acordo com o acordado. 

Para mensurar o sucesso das atividades são definidos os KPIs (Key Performance Indicators), que são os indicadores-chave de performance. A partir destas métricas é possível analisar o quê e onde pode ser melhorado. 

Tem dúvidas sobre terceirizar a gestão de Facilities em hospitais? Visite nosso blog e saiba mais.

Em um cenário instável, quais são as recomendações para a manutenção industrial?

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Elevação de gastos, competitividade e linha de produção parada podem ser os piores problemas para uma empresa. Por isso a manutenção industrial é uma grande aliada para que a empresa atinja suas metas e alcance bons resultados em seus processos, ainda mais em épocas de cenário instável como o da pandemia.

A parte financeira é o principal âmbito impactado pela empresa, posto que a interrupção do funcionamento da empresa gera menos produção e lucro, enquanto os custos para manter a empresa aberta continuam. Da mesma forma que pode haver a perda de equipamentos e insumos.

Seja qual ramo do mercado for, a gestão de manutenção é indicada, principalmente nos momentos de crise.

Na prática

Para a produtividade é necessário que haja o alinhamento das máquinas, processos e o funcionamento geral da indústria. Assim, a manutenção industrial não se restringe ao conserto, mas garante a continuidade da produção.

Além disso existem técnicas que podem ajudar neste processo:

  • Análise correta para tomadas de decisões eficientes
  • Entender cada maquinário e seu funcionamento no processo produtivo
  • Otimizar processos de manutenção
  • Organizar e controlar dados
  • Utilização de recursos tecnológico como suporte
  • Tomar de decisões de modo colaborativo

A manutenção industrial deve ter como suporte a tecnologia, mas o fator humano é o diferencial para que a gestão alcance bons resultados, permitindo a integração capacitada com a equipe e melhor realização de tarefas. Mas para isso é necessário que os colaboradores passem por treinamento específicos aliados ao seu trabalho para que consigam também utilizar o suporte tecnológico. 

Durante a pandemia, outro ponto estratégico é a automação dos processos de manutenção industrial, que permitiu que as atividades continuassem. A tecnologia permite a auto regulação dos maquinários, inclusive fazendo com que eles próprios sinalizem a necessidade de sua manutenção.

Outra contribuição da tecnologia foi na organização e compartilhamento de dados, que aumentou de volume consideravelmente. As tomadas de decisões passaram a ser possíveis mesmo à distância, proporcionando resultados diferenciados para o mercado.

Manutenção Preventiva e Preditiva: Conheça as diferenças e a evolução de ambos

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Mais produtividade e lucros é o que toda empresa busca. Uma das formas que podem ajudar as empresas neste objetivo é a manutenção preventiva, a qual contribui na redução de prejuízos e acidentes de trabalho, mas já pensou em ir mais além? Isso é possível com a  manutenção preditiva. Você sabe a diferença entre elas?

Manutenção preventiva

A manutenção preventiva é aquela realizada periodicamente, envolvendo técnicas de verificação e supervisão de equipamentos para que sejam corrigidos ou substituídos. Isso garante que a máquina não pare de funcionar e prejudique a produção. Consiste em trocas periódicas de peças assegurando que a máquina não pare de funcionar.

É importante que exista um setor responsável para essa função, integrando engenheiros e técnicos de manutenção que tenham conhecimento sobre os processos e ainda consigam otimizar custos, pois na preventiva o equipamento fica indisponível e para de produzir. Por isso o excesso também pode ser prejudicial em relação a custo x benefício, quando não realizado de forma adequada. 

Manutenção preditiva

A manutenção preditiva é uma evolução da anterior, mas ambas devem ser usadas de forma conjunta. A grande diferença está na utilização de técnicas métricas que verificam a necessidade de executar a manutenção, não mais realizada de tempos em tempos e levando em conta apenas o aspecto temporal, como a preventiva. Além de acompanhar cada componente quanto aos seus parâmetros de eficiência.

Estes parâmetros são aplicados de forma sistemática em todos os equipamentos, inclusive os que não apresentem nenhuma possível irregularidade, prevendo falhas e defeitos. O critério para a realização de preditivas leva em conta a análise de uma série de variáveis medidas a partir de instrumentos. Entre elas a pressão, temperatura, vibração, tensão e corrente elétrica.

Vale ressaltar que os dois tipos de manutenção devem ser utilizadas de forma complementar, a depender de cada situação. A preventiva, por exemplo, é melhor indicada para equipamentos em situação crítica que possam colocar a segurança dos funcionários em risco ou prejudicar o meio ambiente.

Conhecer as possibilidades, limitações e técnicas de operação são importantes para que o gestor saiba utilizar cada tipo de manutenção na hora correta e assim otimizar processos e trazer resultados positivos à organização. O objetivo é prolongar a disponibilidade dos equipamentos de forma eficaz.

Quais são os tópicos relevantes para eu administrar os processos de manutenção de Facilities em minha empresa?

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Facilities são os serviços de infraestrutura que dão suporte ao funcionamento de uma empresa, os conhecidos serviços gerais, que incluem a limpeza, segurança e manutenção. O objetivo é facilitar os processos cotidianos que não estão ligados diretamente a sua finalidade, garantindo a qualidade de vida dos funcionários e o melhor funcionamento dos ambientes organizacionais.

Por estarem ligadas diretamente ao funcionamento das organizações é importante uma boa administração dos processos de manutenção das Facilities. A produtividade é um dos fatores positivos dessa prática, mas é importante aplicá-la devidamente para obter os resultados pretendidos.

Para isso, existem formas de otimizar a administração da manutenção de Facilities, quer saber como?

  • Conheça  os processos internos: O primeiro passo é conhecer o funcionamento da organização. Só assim o gestor conseguirá identificar as peças-chave de produção, quais equipamentos precisam de reparos preventivos, a periodicidade, entre outras atividades que precisam ser realizadas de forma a contribuir com os processos empresariais internos.
  • Realize análises: Após conhecer os modos operacionais e funcionais, o gestor terá informações suficientes para realizar as análises necessárias e possíveis ajustes no que pode vir a ser um problema. Para isso deverá verificar constantemente os dados gerados, identificando desalinhamentos ou ainda os aspectos que podem ser melhorados.
  • Baseie-se em dados: Fazer suposições não é uma maneira segura de gerenciamento das Facilities, por isso é importante que as decisões sejam tomadas com base em informações objetivas. Assim, o gestor conseguirá mais facilmente chegar ao cerne da questão e alcançar a meta pretendida, evitando futuros problemas. A criação de um banco de dados pode ser útil neste processo.

Se está imaginando que algo é complicado, vai mais uma forma que pode te ajudar: 

  • Adote uma solução de gerenciamento: Existem softwares específicos (CMMS ou EAM) para facilitar os gestores nos processo de manutenção e otimização de procedimentos. Alguns dos benefícios são o controle de cronogramas, verificação dos insumos necessários à realização das operações, identificação de profissionais envolvidos, realização de checklists e momentos estratégicos para a execução das manutenções.

Como a Terceirização otimiza a gestão de Facilities?

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A gestão de Facilities é um processo de extrema importância às organizações ao fornecer o suporte para a realização de suas atividades, por isso merece atenção especial no processo de gestão.

A gestão de facilities inclui o gerenciamento da estrutura do local, equipamentos e serviços que fazem a empresa funcionar, como os serviços de jardinagem, portaria, manutenção, segurança, entre outros.

Terceirizar é uma opção vantajosa para a otimização das Facilities, pois a empresa consegue focar seus esforços na sua atividade principal, muito mais estratégica para o negócio. A organização economiza tempo e dinheiro, pois a terceirizada assume as responsabilidades operacionais gerenciando recursos, serviços e as equipes. 

Sem contar a burocracia, né?

As questões legais também ficam por conta da contratada:

  • Custos trabalhistas
  • Processo de seleção
  • Recrutamento
  • Treinamento e capacitação
  • Uniformes
  • EPIs (Equipamentos de Proteção Individual)
  • Encargos do serviço
  • E demais gastos relacionados aos colaboradores da área de Facilities.

Os profissionais na empresa terceirizada são especializados nos serviços desempenhados, utilizando assim de forma correta os recursos, reduzindo o retrabalho e a perda de tempo. 

Essa opção permite às empresas se dedicarem em aspectos estratégicos dos seus próprios negócios, na sua atividade principal, conseguindo mais produtividade e consequente lucro.

Depois disso, aposto que está se perguntando porque ainda não contratou uma Facilitie para sua empresa.