Tempo de leitura: 4 minutos

Gerenciar diversas equipes e múltiplos serviços e contratos com eficiência e dentro do orçamento é uma das tarefas mais difíceis para qualquer gestor de facilities. 

A contratação de uma empresa que ofereça soluções integradas em facilities é uma excelente alternativa para driblar esses desafios. 

Ao apostar em um gerenciamento integrado e bem coordenado, é possível centralizar processos, aumentar a eficiência da gestão e, consequentemente, reduzir os custos das operações.  

Nesse post, você vai entender o que são soluções integradas em facilities, quais são os seus benefício e impactos nos custos operacionais e como implantá-la. 

Acompanhe!  

O que são soluções integradas em facilities e como elas ajudam a reduzir custos operacionais?  

Soluções integradas em facilities nada mais são do que a integração de diversos serviços, como limpeza e conservação, jardinagem, manutenção e controle de acesso, visando a eficiência e otimização da gestão de facilities.  

Ao unificar operações e recursos, é possível reduzir custos operacionais significativamente. Isso porque essa abordagem padroniza processos, controla gastos e melhora a eficácia do gerenciamento de facilities.  

Com a consolidação das operações sob um único guarda-chuva, as redundâncias são minimizadas, resultando em uma alocação mais precisa de recursos. 

O gerenciamento integrado de facilities também proporciona melhor controle sobre os serviços, minimizando a abordagem corretiva e incentivando a adoção de ações preventivas. 

E, vale lembrar, essa é a melhor estratégia para evitar desperdícios ocasionados por falhas, acidentes ou paradas inesperadas nas operações que costumam consumir recursos da gestão.  

Benefícios das soluções integradas em facilities para a redução de custos 

Mas como, efetivamente, contar com soluções integradas em facilities pode te ajudar a reduzir os seus custos de sua operação? 

Confira! 

Centralização dos processos 

Ao unificar serviços de facilities como limpeza e conservação, jardinagem, manutenção e controle de acesso, os procedimentos são simplificados de maneira significativa. A equipe de facilities passa a lidar com um sistema coeso, em vez de múltiplas abordagens fragmentadas. 

Uma das principais vantagens de ter serviços centralizados em um único contrato é a redução da complexidade das operações. Ao invés de coordenar diversas equipes e tarefas dispersas, a gestão se torna mais eficiente e focada, reduzindo custos.  

Decisões mais assertivas 

Com essa estratégia, a tomada de decisões se torna mais ágil e precisa, uma vez que a comunicação acontece de forma direta e livre de intermediários. 

As informações concentradas permitem que o gestor de facilities monitore o desempenho, identifique gargalos e implemente melhorias.  

Esse nível de transparência resulta em ações mais informadas e, consequentemente, em uma gestão mais eficiente, contribuindo para reduzir custos operacionais. 

Otimização de recursos  

Ao adotar uma abordagem integrada, as empresas podem alcançar uma alocação mais eficiente de seus ativos e do pessoal. Isso resulta em uma utilização mais precisa e econômica dos recursos disponíveis.  

Fim das redundâncias 

Uma das principais metas de uma boa gestão de facilities é evitar redundâncias de tarefas e desperdícios de materiais e mão de obra.  

Ao contar com um sistema de gerenciamento que conte com soluções integradas em facilities, é possível ter uma visão abrangente das atividades em andamento, impedindo a duplicação de esforços e custos extras em atividades desnecessárias.  

A gestão integrada também facilita, e muito, a identificar gargalos e ineficiências, possibilitando ajustes ágeis e direcionados, reduzindo custos e aumentando a produtividade.  

Aposta na manutenção preventiva 

Através do monitoramento contínuo e preventivo dos equipamentos, as empresas podem antecipar potenciais falhas e desgastes de equipamentos.  

Ao apostar em intervenções proativas, fica muito mais fácil evitar acidentes e interrupções não planejadas e dispendiosas, além de outros custos adicionais e não previstos.  

Gestão de energia e sustentabilidade 

A implementação de medidas integradas impacta de forma relevante a eficiência energética e contribui para uma economia de energia notável e, consequentemente, resulta em uma diminuição direta nos custos operacionais.  

Além disso, práticas sustentáveis muitas vezes qualificam empresas para incentivos fiscais e certificações ambientais, aumentando sua competitividade. 

Como implementar soluções integradas em facilities? 

Com as soluções integradas em facilities, o gestor consegue coordenar diversos aspectos, como infraestrutura, segurança, manutenção e gestão de recursos, garantindo um ambiente eficiente e funcional.  

A seguir, acompanhe um passo a passo simplificado para implementar soluções integradas em facilities: 

– Realize uma avaliação abrangente das instalações e dos serviços existentes e identifique as necessidades, pontos fracos e oportunidades de melhoria; 

– Estabeleça metas claras para o gerenciamento de facilities, alinhadas aos objetivos estratégicos da organização. Isso pode envolver redução de custos, aumento da eficiência operacional e melhoria da qualidade dos serviços; 

– Forme uma equipe diversa e multidisciplinar dedicada ao gerenciamento de facilities, com profissionais especializados em áreas como engenharia, segurança, tecnologia da informação e gestão de projetos; 

– Desenvolva um plano detalhado que aborde as necessidades identificadas. Inclua um cronograma, alocação de recursos, responsabilidades e orçamento; 

– Implemente sistemas de gestão integrados que auxiliem no acompanhamento de atividades, agendamento de manutenções, gestão de estoques e monitoramento de desempenho; 

– Estabeleça processos padronizados para a solicitação de serviços, ações preventivas, gerenciamento de fornecedores e outras operações relacionadas; 

– Comunique as mudanças e novos processos a todos os colaboradores envolvidos. Ofereça treinamento para garantir que todos compreendam suas responsabilidades e como utilizar as novas ferramentas; 

– Implemente indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir a eficácia do sistema. Realize análises regulares para identificar áreas que necessitam de ajustes e melhorias contínuas; 

– Incentive o feedback dos usuários e da equipe de gerenciamento. Utilize essas informações para realizar ajustes e aprimorar constantemente o sistema de gerenciamento de facilities; 

– Realize avaliações periódicas do desempenho do sistema em relação aos objetivos estabelecidos. Faça ajustes conforme necessário para garantir que o gerenciamento integrado de facilities continue a atender às necessidades da organização 

Conclusão 

Apostar nas soluções integradas em facilities não apenas simplifica as operações, mas também reduz custos. Ao adotar essa estratégia, é possível eliminar despesas desnecessárias e alcançar um ambiente operacional mais produtivo e economicamente sustentável. 

Está buscando maneiras eficazes de otimizar suas operações e reduzir seus custos? Então conte com a Elofort, empresa com mais de 20 anos de experiência nesse mercado.  

Nossas soluções integradas em facilities ajudam a simplificar o gerenciamento das suas operações, centralizar os serviços e controlar seus custos! 

Gisele Cichinelli 

Tempo de leitura: 3 minutos

Você sabia que por trás do bom funcionamento de toda empresa ou instituição há um grande esforço dedicado aos serviços de facilities? E que para cada um deles é preciso definir KPIs específicos para garantir um bom desempenho? Esses indicadores estratégicos são como uma luz, iluminando o caminho para a excelência operacional. 

Hoje, vamos falar sobre os KPIs de manutenção. KPIs é a sigla para Key Performance Indicators, ou Indicadores de Desempenho, em português. Essas métricas estratégicas são projetadas para monitorar a execução e o aprimoramento de processos específicos dentro da organização. 

Importante destacarmos que, embora muitos gestores associem esses indicadores principalmente às atividades administrativas ou iniciativas de marketing e vendas, eles também podem ser aplicados para avaliar resultados relacionados a inspeções e manutenções. Neste artigo, mergulharemos na importância dos KPIs de manutenção, destacando as principais métricas que sua empresa deve acompanhar. Continue lendo para saber mais! 

A Importância dos KPIs de Manutenção 

A implementação adequada de KPIs de manutenção pode proporcionar diversos benefícios a uma ampla gama de organizações, desde indústrias até edifícios comerciais e centros médicos. Alguns desses benefícios incluem: 

Redução de Custos com Inspeções: Através da análise dos KPIs de manutenção, é possível identificar oportunidades de economia ao otimizar os processos de inspeção. 

Melhor Controle de Equipamentos: Esses indicadores ajudam a aprimorar o gerenciamento de equipamentos, garantindo que eles estejam operando de maneira eficaz.  

Aumento da Competitividade: Monitorar KPIs de manutenção permite que a empresa mantenha uma vantagem competitiva, fornecendo serviços de qualidade de forma eficiente. 

Gestão Interna Aprimorada: Os KPIs auxiliam na gestão interna, garantindo que os recursos sejam alocados de maneira eficaz e as operações sejam executadas de forma eficiente. 

Maximização do Estoque: Ao acompanhar essas métricas, você pode otimizar o estoque de materiais, garantindo que os itens estejam disponíveis quando necessário, evitando excessos. 

Eficiência de Maquinários: Eles também contribuem para a eficiência dos maquinários, melhorando a confiabilidade e a durabilidade dos equipamentos. 

Segurança dos Ocupantes: Além disso, também desempenham um papel crucial na garantia da segurança dos ocupantes do espaço, ao assegurar que todos os equipamentos estejam em condições adequadas. 

Seis Indicadores de Manutenção que Requerem Atenção 

Agora, vamos destacar seis dos principais KPIs de manutenção que sua empresa deve acompanhar: 

MTBF (Mean Time Between Failures – Tempo Médio entre Falhas) 

Este indicador calcula o tempo médio decorrido entre as falhas dos equipamentos, proporcionando insights sobre o funcionamento e a confiabilidade das máquinas. A fórmula básica é: Tempo total de operação da máquina / número de falhas. 

MTTR (Mean Time To Repair – Tempo Médio para Reparo) 

O MTTR mede o tempo médio necessário para reparar um equipamento e a eficiência da equipe de manutenção. Para obtê-lo, divide-se o tempo total gasto em reparos pelo número total de ações de reparo. 

MPd (Monitoramento de Manutenção Preditiva) e MP (Plano de Manutenção Preventiva) 

Esses indicadores avaliam o cumprimento das tarefas planejadas de manutenção preditiva e preventiva, respectivamente. Ambos os indicadores podem ser calculados utilizando a mesma fórmula: (Tarefas realizadas / Ações programadas) * 100. 

Disponibilidade de Ativos (Availability – A) 

Essa métrica mede a capacidade de funcionamento dos equipamentos. Para calcular, utilize os dados obtidos nos indicadores MTBF e MTTR pela fórmula: A = (MTBF / (MTBF + MTTR) * 100%). 

Backlog 

O Backlog mede o tempo estimado necessário para concluir as atividades de manutenção com base na força de trabalho disponível. Ele oferece insights sobre a produtividade da equipe e a relação entre a demanda e a capacidade de mão de obra. 

SLA (Service Level Agreement – Acordo de Nível de Serviço) 

Este indicador estabelece metas para as iniciativas de manutenção, alinhadas às necessidades específicas do negócio. Definir metas claras ajuda a garantir que todos os outros indicadores sejam acompanhados de perto para cumprir as exigências estabelecidas. 

Leia mais: Terceirização de Serviços: A Importância do Treinamento Adequado para Mitigar Riscos e Maximizar a Eficiência 

… Deixe com quem entende! Chame a Elofort! 

Há mais de 20 anos, a Elofort oferece soluções integradas na medida das necessidades dos clientes, reduzindo custos e simplificando o gerenciamento de facilities, através da centralização dos serviços em um único fornecedor.  

Além disso, a Elofort possui certificações de qualidade de nível internacional e faz parte do grupo Outsourcing Inc., multinacional japonesa listada na bolsa de valores de Tóquio, fazendo com que a Elofort seja uma opção segura para a terceirização de serviços. 

• Manutenção Predial; 
• Limpeza e Conservação; 

• Limpeza Técnica e Industrial; 
• Limpeza Hospitalar; 
• Jardinagem; 
• Controle de Pragas; 
• Recepção e Portaria; 

• Apoio Operacional; 
• Apoio Administrativo. 

Deseja saber mais sobre as soluções? Entre em contato com a Elofort. 

Tempo de leitura: 3 minutos

A manutenção preventiva é fundamental para preservar — e até prolongar — a vida útil da edificação. Ela antecipa-se ao surgimento de problemas e minimiza o impacto estrutural e financeiro de possíveis falhas que poderiam dar sinais somente quando o problema estivesse muito grande.  

Além disso, a prevenção contribui para a valorização do edifício e a diminuição de risco de acidentes, interrupção de serviços e atividades corretivas emergenciais. 

No entanto, você pode estar se perguntando: como implementar ações verdadeiramente eficazes? Para ajudar nessa missão, criamos um guia abrangente que aborda os elementos essenciais que não podem faltar na sua lista de verificação de manutenção preventiva. Continue a ler para saber mais!  

 
Plano de manutenção preventiva 

Antes de apresentarmos os principais aspectos dessa lista de verificação, é crucial compreender que o processo preventivo envolve uma série de intervenções destinadas a antecipar qualquer tipo de dano que afete o espaço. Com isso em mente, é essencial considerar os seguintes pontos:   

Mapeamento dos Sistemas, Equipamentos e Instalações 

O primeiro passo para criar um plano de manutenção preventiva é identificar todos os sistemas, equipamentos e instalações que fazem parte do escopo da manutenção. Isso pode incluir: 

Equipamentos industriais, sistemas elétricos, estruturas físicas, sistemas de aquecimento e ventilação, etc. Tudo depende das estruturas presentes no seu negócio. 

Avaliação do Estado Atual e Histórico de Manutenções 

Após mapear os ativos, é importante avaliar o estado atual de cada um. Isso envolve a realização de inspeções iniciais para identificar problemas existentes. Além disso, é crucial revisar o histórico de manutenções para entender quais problemas surgiram no passado e como foram resolvidos. 

Determinação da Periodicidade de Inspeção 

Com base nas informações coletadas, é hora de definir a periodicidade de inspeção de cada sistema, equipamento ou instalação. Isso pode variar dependendo da natureza do ativo e de fatores como desgaste, exposição a ambientes adversos e regulamentações específicas. 

Estabelecimento de Prioridades 

Nem todos os ativos exigem a mesma atenção. É importante priorizar aqueles críticos para as operações, a segurança ou que possuem histórico de problemas frequentes. Isso ajuda a alocar recursos de forma eficaz. 

Determinação dos Recursos Necessários 

Para realizar as inspeções de manutenção preventiva, é preciso definir quais recursos serão necessários. Isso inclui: 

Equipe técnica qualificada, ferramentas e equipamentos de teste, peças de reposição, software de gestão de manutenção. 

Orçamento 

Com os recursos necessários identificados, é possível estimar os custos associados à manutenção preventiva. Isso ajuda na elaboração de um orçamento que inclua salários, custos de equipamentos e materiais. 

Implementação do plano de manutenção preditiva 

Coloque o plano de manutenção preventiva em prática conforme o cronograma estabelecido. Garanta que a equipe esteja devidamente treinada e equipada para realizar as inspeções. 

Registro de Dados 

Durante as inspeções, é essencial registrar todas as informações relevantes, incluindo o estado atual dos ativos, quaisquer problemas identificados e as ações corretivas tomadas. 

Análise de Dados 

Periodicamente, analise os dados coletados durante as inspeções para identificar tendências e padrões. Isso pode ajudar a prever problemas futuros e ajustar o checklist de manutenção, se necessário. 

Melhore continuamente 

Com base na análise de dados, faça melhorias contínuas no checklist de manutenção preventiva. Isso pode incluir a atualização da periodicidade das inspeções, a revisão das prioridades ou a aquisição de novos equipamentos. 

Leia mais: Terceirização de Serviços: A Importância do Treinamento Adequado para Mitigar Riscos e Maximizar a Eficiência  

… Deixe a manutenção preventiva com quem entende: Chame a Elofort!  

Há mais de 20 anos, a Elofort oferece soluções integradas em facilities na medida das necessidades dos clientes, reduzindo custos operacionais e facilitando o gerenciamento de facilities, através da centralização dos serviços em um único fornecedor.   

Além disso, a Elofort possui certificações de qualidade de nível internacional e faz parte do grupo Outsourcing Inc., multinacional japonesa listada na bolsa de valores de Tóquio, fazendo com que a Elofort seja uma opção segura para a terceirização de serviços.  

• Manutenção Predial; 
• Limpeza e Conservação;  
• Limpeza Técnica e Industrial;  

• Limpeza Hospitalar;  
• Jardinagem;  
• Controle de Pragas;  
• Recepção e Portaria;  

• Apoio Operacional;  
• Apoio Administrativo.  

Deseja saber mais sobre as soluções? Entre em contato com a Elofort.